1. Amaç

Bu kalite prosedürü, ÖTA Kimya Sanayi ve Ticaret Ltd. Şti.’nin BlueOffice Aus32 üretimi, dağıtımı ve FiloMatik  sistemine ilişkin tüm faaliyetlerinde kalite standardını güvence altına almak, ulusal ve uluslararası normlara uygunluğu sağlamak ve sürekli iyileştirme kültürünü kurum genelinde yaygınlaştırmak amacıyla hazırlanmıştır.

2. Kapsam

Bu prosedür;

• BlueOffice Aus32 üretimi, depolanması ve taşınması,
• FiloMatik araç tanıma sistemi operasyonları,
• Tedarik zinciri yönetimi,
• Lojistik ve müşteri hizmetleri süreçleri,
• Kalite kontrol laboratuvar faaliyetleri,
• Dijital kayıt, raporlama ve dokümantasyon süreçlerini kapsar.

3. Sorumluluklar

3.1 Yönetim

• Kalite yönetim sisteminin etkinliğini sağlamak,
• Gerekli kaynakların temin edilmesini sağlamak,
• Kalite hedeflerini belirleyerek birimlerle paylaşmak.

3.2 Kalite Kontrol Birimi

• BlueOffice Aus32 üretim sürecinin her aşamasında numune almak ve analiz gerçekleştirmek,
• TSE ve VDA kalite yönetimi kriterlerine uygunluğu denetlemek,
• Uygunsuzluk tespit edilmesi halinde ilgili birimleri bilgilendirmek.

3.3 Üretim Birimi

• Standart operasyon prosedürlerine uygun şekilde üretim yapmak,
• Hammadde kabul prosedürlerini uygulamak,
• Üretim verilerini kaydetmek ve Kalite Birimi’ne raporlamak.
• Stok alanlarımızı ve ürünlerimizi kalite standartlarına göre muhafaza etmek.

3.4 Lojistik Birimi

• BlueOffice Aus32 ürünlerinin paslanmaz çelik tankerlerde ve uygun şartlarda taşınmasını sağlamak,
• Müşteri teslimatlarını zamanında ve güvenli bir şekilde teslim etmek,
• Depolama koşullarının standartlara uygunluğunu denetlemek,

3.5 Bilgi Teknolojileri Birimi

• FiloMatik saha cihazlarının kurulum ve bakım planlarını yürütmek.
• FiloMatik sisteminin kesintisiz çalışmasını sağlamak,
• Veri güvenliği ve kullanıcı erişim yetkilerini yönetmek,
• Dijital alt yapıyı güncel tutmak.

4. Kalite Prosedürleri

4.1 Hammadde Kabul Prosedürü

1. Tedarikçiler yalnızca onaylı listeye göre seçilir.
2. Tesise gelen her hammadde için kalite sertifikası talep edilir.
3. Numune alınarak laboratuvarda analiz yapılır.
4. Uygunsuz sonuç halinde ürün kabul edilmez ve tedarikçiye iade edilir.
5. Tedarikçi performansı düzenli olarak değerlendirilir.

4.2 BlueOffice Aus32 Üretim Prosedürü

1. Üretim hattında kullanılan tüm ekipmanlar VDA ve TSE standartlarına uygun olarak periyodik kalibrasyondan geçirilir.
2. Üretim aşamaları dijital olarak kayıt altına alınır.
3. Üretim tamamlandığında her partiden numune alınarak analiz yapılır.
4. TSE ve VDA kriterlerine göre uygunluk sağlanmadığı durumda parti bloke edilir.
5. Onaylı ürünler kodlanarak depoya sevk edilir.

4.3 Depolama ve Lojistik Prosedürü

1. BlueOffice Aus32 ürünleri sıcaklık kontrollü alanlarda depolanır.
2. Depo tankları düzenli olarak temizlik ve bakım işlemlerine tabi tutulur.
3. Taşıma için yalnızca paslanmaz çelik tankerler kullanılır.
4. Lojistik ekipleri, her sevkıyat öncesinde tanker temizlik ve hijyen kontrol listelerini doldurur.
5. Müşterilere teslimatta kalite etiketi ve analiz raporu sunulur.

4.4 FiloMatik Filo Tanıma Sistemi Prosedürü

1. Her araç için benzersiz bir FiloMatik kartı tanımlanır.
2. Dolum noktalarında sistem otomatik olarak araç kimliği, tarih ve dolum miktarını kaydeder.
3. Tüm işlemler gerçek zamanlı olarak bulut tabanlı sunucuya aktarılır.
4. Müşteriler, dijital panel üzerinden raporları görüntüleyebilir.
5. Sistem arızaları IT birimi tarafından maksimum 12 saat içinde giderilmek üzere kayıt altına alınır.

4.5 Uygunsuzluk ve Düzeltici/Önleyici Faaliyet (DÖF) Prosedürü

1. Her uygunsuzluk kalite birimine bildirilir ve kayıt oluşturulur.
2. Uygunsuzluğun kaynağı analiz edilerek kök neden belirlenir.
3. Düzeltici veya önleyici faaliyet planı hazırlanır.
4. Faaliyetlerin uygulanması ilgili birimlerin sorumluluğundadır.
5. Sonuçlar değerlendirilerek sistemde kalıcı iyileştirme sağlanır.

4.6 Belgelendirme ve Yasal Uyum Prosedürü

1. ISO 9001 kalite yönetim sistemi gereklilikleri düzenli olarak gözden geçirilir.
2. TSE ve VDA şartlarının devamlılığı için yıllık iç ve dış denetimler gerçekleştirilir.
3. Tüm personel kalite standartları konusunda periyodik eğitimlere tabi tutulur.
4. Yasal mevzuat değişiklikleri takip edilerek süreçlere entegre edilir.

4.7 Veri Yönetimi ve Arşivleme Prosedürü

1. Üretim ve lojistik verileri 5 yıl süreyle dijital ortamda saklanır.
2. FiloMatik işlem kayıtları güvenlik standartlarına uygun sunucularda arşivlenir.
3. Veri erişimi yetkilendirme sistemi ile kontrol edilir.
4. Veri kayıplarına karşı günlük otomatik yedekleme yapılır.

5. Sürekli İyileştirme

Tüm süreçler, performans göstergeleri ve müşteri geri bildirimleri doğrultusunda düzenli olarak analiz edilir.
İyileştirme fırsatları belirlenir ve kalite yönetim sistemi kapsamında uygulamaya alınır.